Ride Cancellation Policy

Política de Cancelación de Viajes y Ausencias

Propósito

Las cancelaciones tardías frecuentes y las ausencias de pasajeros dejan espacios de vehículos sin utilizar, aumentan los costos operativos y reducen el acceso para los pasajeros que realmente necesitan el servicio. Esta política establece requisitos claros de notificación, medidas de cumplimiento y reglas de reprogramación para fomentar cancelaciones oportunas y mejorar la eficiencia de la programación.

Alcance

Esta política cubre todos los viajes programados proporcionados por Golden Gate Manor Inc., incluyendo:

• Viajes NEMT (financiados por Medicaid)
• Transporte no médico autorizado por DSS/DHS
• Servicio de transporte médico no urgente (NEMT) bajo demanda y programado de Pueblo City Cab

Requisitos de Aviso

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1. Llame a nuestros representantes de servicio al cliente/Despacho:

   • Las líneas administrativas están disponibles de 8:00AM a 4:00PM. Llame al 719-544-3231.

   • Si es después del horario de oficina, llame a nuestra línea de despacho disponible 24/7 al 719-543-2525.

2. La cancelación solo es efectiva cuando un despachador confirma verbalmente que el viaje ha sido eliminado del horario.

   • Otros medios (formularios web, correo electrónico o aplicaciones) no se supervisan continuamente y no deben utilizarse para cancelaciones urgentes.

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• El conductor llama al llegar.
• El pasajero tiene entre 5 y 10 minutos para abordar.
• Después del período de gracia, el viaje se marcará como ausencia a menos que el pasajero se comunique y Despacho apruebe una espera adicional.

Cumplimiento (Sistema de Infracciones)

• La acumulación de tres infracciones resultará en la suspensión y cancelación de todos los servicios para el cliente. Esta política protege nuestra capacidad de servir a los miembros de la comunidad que necesitan estos servicios esenciales y siguen las normas establecidas.

• Registramos y rastreamos diligentemente todas las infracciones en las cuentas de los clientes debido a la importancia de mantener los estándares del servicio, y estos registros se conservan permanentemente sin vencimiento.

• Las decisiones de reincorporación quedan a la entera discreción de Golden Gate Manor Inc. La empresa se reserva el derecho de rechazar solicitudes de reincorporación sin obligación de reconsiderarlas.

Excepciones

Golden Gate Manor Inc. puede eliminar infracciones bajo las siguientes circunstancias:

• Emergencias médicas documentadas o admisión hospitalaria

• Condiciones climáticas severas o cierres oficiales de carreteras

• Errores de Despacho o del conductor

Todas las solicitudes de exención se evalúan caso por caso. A los clientes con un patrón de problemas recurrentes se les puede negar la exención independientemente de las circunstancias individuales.

Reprogramación Después de una Cancelación

• Las cancelaciones realizadas a tiempo pueden reprogramarse inmediatamente, sujetas a disponibilidad de vehículos.

• Las cancelaciones el mismo día pueden solicitar un nuevo horario, pero la disponibilidad no está garantizada.

• Siempre que sea posible, todas las nuevas solicitudes de viaje deben hacerse al menos ≥24 horas antes de la recogida deseada.

Mantenimiento de Registros

• Las cancelaciones y ausencias se registran en el expediente del pasajero y en el software de despacho.

• Los registros se conservan durante 7 años para cumplir con las regulaciones estatales.

Revisión y Actualizaciones de la Política

• Esta política se revisa anualmente para garantizar que siga siendo efectiva y esté alineada con los requisitos regulatorios y las necesidades operativas.

• Pueden emitirse actualizaciones provisionales cuando los cambios regulatorios u operativos lo requieran.